среда, 21 июля 2010 г.

PowerPoint: помощник или противник?

Очень часто в нашей работе мы сталкиваемся с презентациями в PowerPoint. Обилие слайдов, солидный вид - все это атрибуты современного совещания. Однако очень часто PowerPoint в неумелых руках выступает, как инструмент "жестокой пытки".

Десятки мертвых и унылых слайдов и т.п. Я сам делаю несколько презентаций в год (что очень мало), т.к. предпочитаю работать с "картами памяти".

В последнее время становится очень модным выпускать книги по презентации и даже проводить семинары. Я же в этом посту приведу пару трендов и полезные советы с ссылками. (советы мои + что нарыл на Habrhabr.ru) ;)

Тренд № 1 "Совещаний становится меньше"
Действительно многие отметили, что количество живых совещаний за последние 10 лет сократились в разы. Если раньше средний американский менеджер проводил до 30 часов  в неделю на совещаниях, то сейчас в "дружных с интернет технологиями" компаниях на "живые совещания" уходит 2 часа в неделю. Остальное время Вы переписываетесь или общаетесь по скайпу или IM. Причем доходит до абсурда, что прийти поговорить лично "считается отниманием времени". 

Из плохого стоит отметить, что оставшиеся совещания становятся продолжительней и очень скучными.

Тренд № 2 "Презентации PowerPoint становятся все объемистей и сложными"
Несмотря на совю наглядность и практичность PowerPoint "лишь дает иллюзию контроля". К тому же многие аналитики, в том числе и военные, обоснованно считают, что презентации в виде слайдов не просто упрощают действительность, но делают такой упрощённый подход привычным для восприятия, что приводит к "зашоренности" и тенденции поиска "легких решений".
Зависимость армии США от презентаций только увеличивается, и они уже присутствуют примерно в половине совещаний. Младших офицеров при штабах уже привычно называют “PowerPoint Rangers”, потому что они занимаются исключительно одной задачей: подготовкой презентаций для своего командования.

Критики из числа военных офицеров говорят, что PowerPoint можно как-то нормально использовать только для демонстрации карт и диаграмм. В остальном же даже 30-страничная презентация содержит меньше информации, чем 5-страничный текст, не говоря уже о том, что в тексте можно провести полный и глубокий анализ ситуации, а в графическом виде это просто невозможно: получается нечто совершенно не подходящее для восприятия.


Если попытаться отразить с помощью PowerPoint объективную действительность, то получается ещё хуже. Когда прошлым летом 2009 года генерал Стенли Маккристал (Stanley A. McChrystal), лидер группировки НАТО в Афганистане, увидел эту диаграмму PowerPoint, на которой показаны все аспекты американской стратегии в Афганистане, он сказал: "Когда мы поймём этот слайд, мы выиграем войну". 

Презентации PowerPoint хорошо подходят только для одной задачи, и в этом армейские офицеры согласны. Для пресс-конференций. Типичная военная пресс-конференция длится 25 минут, где всего лишь 5 минут предназначено для ответов на вопросы. Всё остальное время занимает презентация, которую в армии называют "гипнозом цыплят".
С другой стороны большинство Американских вузов требует от абитуриентов умение создания презентаций и т.п. Формат PowerPoint стал своего рода языком делового общения. Ежедневно, по оценкам Microsoft, в мире показывается порядка 30 млн презентаций.


Тренд № 3 "Рост облачных решений для презентаций PowerPoint"
Как сделать Вашу презентацию доступной и понятной для большого количества людей Разместить в одном из облачных сервисов! Сервисы постоянно растут и становятся все более популярными у пользователей. Вот наиболее популярные:
  • Zoho Show - наиболее дружелюбный к продуктам Microsoft облачный сервис построенный на технологиях Flash. Позволяет редактировать Ваши презентации и вносить в них изменения в режиме онлайн. Лучше работает система конфиденциальности,
  • SlideShare - самый популярный облачный сервис. Позволяет использовать Ваши презентации в других проектах (кусок кода и т.п.), оптимизирован под поисковые системы и т.п.
  • Scribd - Большим преимуществом использования Scribd является возможность поиска в Вашей загруженной презентации, выбора определенных страниц к показу и многое другое!
  • Slideboom - условно-бесплатный сервис работы с презентациями. Удобная сортировка и многоязычность.
Подробнее я описывал тут: "Маркетологу на заметку № 2"
Тренд № 4 "Презентации по 2-3 мегабайта становятся редкостью"
В среднем вес одной презентации увеличился за последние 5-6 лет с 2-3 мегабайт до 7-8 мегабайт. Частично это вызвано развитием широкополосного интернета.

Советы:
  • Используйте облачные сервисы если файл большой или сокращайте его размер до 2-3 мегабайт;
  • Избегайте сухого корпоративного арго и самовосхваления ("Компания основана…", "мы предоставляем услуги…", "наше кредо", "наша миссия", "мы лидеры", "широкий спектр" и т.п.). Для этого есть Брифы и коммерческие предложения. Презентация не для этого;
  • Совмещайте номер раздатки (страницы) и номер слайда. Мы на своих тренингах и семинарах в верхнем левом углу показываем номер страницы раздаточного материала, что бы слушатели изучали материал одновременно с тренером;
  • В презентации, которую будут просматривать без Вас или которую ведете не Вы , то используйте минимум спецэффектов, т.к. эта опция часто "отключена" у получателя;
  • Обязательно размещайте в презентации свои контакты;
  • Начинать презентацию с терминов и определений очень плохо. Для этого есть раздатка. Хотя я сам страдаю любовью к терминам и определениям в презентациях, но активно с этим борюсь!
  • Слайды не надо читать (выступайте не по слайдам) и они не должны полностью совпадать по тексту с раздаткой. На слайде должна быть краткая и лаконичная информация;
  • Не используйте огромные графики с кучей процентных данных - это все "перегружает пользователя" + старайтесь избегать специфичные аббревиатуры или сокращения;
  • Старайтесь проверить "презентацию" на том компьютере, на котором ее запустите, заранее;
  • Используйте 1-2 шрифта, рекомендуемый размер от 28 пт. и 2-3 цвета максимум!
  • Не используйте шрифты с "засечками" (Times New Roman, Courier New или Cambria, в таких шрифтах сверху и снизу букв ставятся маленькие черточки - "засечки". И на расстоянии буквы просто сливаются в единую массу, затрудняя восприятие текста), старайтесь использовать "бессерифные шрифты" (Arial или Calibri);
  • Предусмотрите в дизайне место под заголовок. Должно быть четко понятно, что это заголовок. Постарайтесь не перегружать верхнюю часть слайда;
  • НЕ ПИШИТЕ ЗАГОЛОВКИ СТРОЧНЫМИ БУКВАМИ!
Полезные материалы:

Комментариев нет:

Отправить комментарий